Vastgoedonderhoud Alphen aan den Rijn

Beheren van vastgoed is organiseren. Al ruim 45 jaar adviseren wij vele opdrachtgevers, waaronder de gemeente Alphen aan den Rijn, bij diverse vastgoedvraagstukken in ontwerp, realisatie, onderhoud en beheer. Het gemeentelijk vastgoed heeft zorg nodig; zorg voor het goed blijven functioneren van de gebouwen voor de gebruikers. Met een goede verzorging van het gebouw, blijft het zijn functie voor de gebruikers vervullen. Hierdoor behoudt het vastgoed zijn waarde in de loop der jaren en kan de waarde zelfs toenemen. Het waarborgen van organisatorisch korte lijnen en een directe communicatie door de adviseur creëren een efficiënt vastgoedbeheer. Voor de gemeente Alphen aan den Rijn is de uitdaging om 118 objecten in conditie te houden.  Voor de gemeente Alphen aan den Rijn doen wij dat als hieronder is beschreven.

Implementatiefase

Op basis van NEN 2767 (conditiemeting van bouw- en installatiedelen) hebben wij de meerjarenonderhoudsplan (mjop) voor het vastgoedonderhoud van de gemeente Alphen aan den Rijn opgesteld. In de implementatiefase hebben wij met de gemeente de verschillende objecten van het gemeentelijk vastgoed doorgenomen (o.a. dossieronderzoek, verzamelen relevante gegevens, bezoeken locaties). Dit doen wij voordat we starten met de conditiemeting en deze gaan uitvoeren.
Aan de hand van NTA 8027 ‘kwaliteitscriteria voor opdrachtverstrekking voor conditiemetingen en opstellen van de onderhoudsbehoefte en meerjarenbegrotingen’ voeren wij overleg met de verantwoordelijken van de gemeente Alphen aan den Rijn.
Het doel hiervan is vooraf de kwaliteitseisen vast te stellen en gedurende het proces te kunnen meten en borgen. Naast de NEN 2767 adviseren wij de gemeente ook over enkele andere aspecten, zoals het voldoen aan wet- en regelgeving, energiezuinigheid, brandveiligheid en duurzaamheid. Deze aspecten zijn aanvullend op de methodiek NEN 2767, omdat die alleen het aspect onderhoud behandelen. Maar deze zijn cruciaal voor het goed functioneren van het vastgoed.
Door onze jarenlange samenwerking met de gemeente Alphen aan den Rijn hebben we in de implementatiefase geringe werkzaamheden verricht. Dit komt omdat wij bekendheid zijn met het vastgoed en de huurders én het dossier goed kennen.

Nulmeting / inspecties

De nulmetingen zijn door NEN 2767 opgeleide inspecteurs uitgevoerd. Naast specifieke kennis op het gebied van conditiemeting, hebben de inspecteurs kennis op het gebied van brandveiligheid, duurzaamheid en energie. Dat geldt ook voor de projectmanager. De projectmanager die dit project begeleidt, is gecertificeerd onderhoudsdeskundige volgens Sertum.

Opstellen of actualiseren MJOP

Om het vastgoedonderhoud van de gemeente Alphen aan den Rijn te kunnen beheersen en op resultaten te kunnen sturen, hebben we voor elk gebouw een mjop opgesteld of (als er een mjop aanwezig was) geactualiseerd. In deze mjop’s richten de activiteiten zich op het in stand houden van de bouwdelen volgens de geëiste kwaliteit.
Voor het opstellen of actualiseren van de mjop’s is het verder van belang dat de gegevens vanuit de uitgevoerde jaarplannen, gegevens Servicedesk en Storingsdienst, et cetera worden meegenomen als input in de nieuwe mjop. Op basis van het mjop wordt jaarlijks een jaarplan opgesteld en besproken met beheerders van de gebouwen. Na deze bespreking wordt het jaarplan omgezet in een jaarbegroting.

Voorbereidende werkzaamheden

Na goedkeuring van de jaarbegroting starten we met het uitvoeren van de jaarplannen. Vanuit het jaarplan brengen we de onderhoudswerkzaamheden in kaart en waar mogelijk clusteren we de werkzaamheden per project.
Het goed voorbereiden van stukken, zoals tekeningen en werkomschrijvingen zijn van belang voor de voortgang en kostenbewaking van het werk in uitvoering. Duidelijke stukken met een goede werkomschrijving geven een zeer beperkte ruimte voor onverwachte kosten en extra werkzaamheden. ‘Een goede voorbereiding is het halve werk’ is niet voor niets een zeer bekende spreuk.

Uitvoeringsfase (begeleiding en oplevering)

In de uitvoeringsfase zetten wij directievoering en toezicht in. Bij grotere en complexe opgaven is een rol voor de projectmanager/directievoerder weggelegd. Hij wordt daarbij door de inspecteur/opzichter ondersteund.
Vaak kan bij verschillende werkzaamheden de allround inspecteur/opzichter de taak combineren. Dit is namelijk kostenefficiënt en minstens zo effectief.

Contractonderhoud

Een deel van de onderhoudscontracten (werkzaamheden in de mjop die terugkeren met een korte vaste regelmaat) worden aanbesteed. De afgesloten contracten moeten actueel worden gehouden en worden bewaakt, kortom deze moeten worden beheerd. Naast de vier onderhoudscontracten uit de uitvraag kunnen voor specifieke onderdelen ook dergelijke contracten worden opgesteld. Een mogelijkheid daarbij is brandmeldinstallaties.
In grote lijnen verstaan wij het volgende onder contractbeheer:

• Het inventariseren welke onderhoudscontracten noodzakelijk zijn en welke looptijd en soort contract (bijvoorbeeld Service Level Agreements, raamcontract) de voorkeur heeft voor verschillende situaties.
• Het beoordelen van de lopende contracten en deze eventueel aanpassen. Daarbij onderhandelen we over de voorwaarden, financiën en synergievoordeel.
• Het beheersen en beheren van de contracten (jaarlijks).

Inrichting Servicedesk en storingsdienst

Ondanks dat we het vastgoedbeheer zorgvuldig en met goed beleid uitvoeren, kunnen diverse storingen en meldingen voorkomen. Een sleutel die afbreekt in het slot, een lekkage, ramen en deuren die niet sluiten, installaties die in storing staan, elke melding is voor de gebruiker van groot belang. Gebruikers willen bij een storing of mankement aan het object graag direct worden geholpen. Het liefst 24 uur per dag, 7 dagen in de week. Geen wachttijden en niet eindeloos worden doorverbonden.
Voor het vastgoedonderhoud van de gemeente Alphen aan de Rijn hebben we hiervoor een speciaal e-mailadres aangemaakt en een telefoonnummer dat altijd bereikbaar is. Buiten kantoortijden schakelt deze door naar een storingsdienst. Zo kunnen gebruikers 24/7 telefonisch meldingen aan ons doorgegeven waarna de melding wordt geregistreerd. Hierbij is het van belang dat de gebruiker moet weten of zijn melding kosten met zich meebrengt of niet. De gebruiksovereenkomsten die de gebruiker is aangegaan, moet voor elk object bekend zijn. Maar ook moet bekend zijn of onderdelen nog voorzien zijn van garantie. Voorkomen moet worden dat een gebruiker een melding maakt m.b.t. onderdelen die behoren tot het gebruikersonderhoud. Bij de inrichting van de servicedesk en storingsdienst hebben we  de specifieke objectinformatie geïnventariseerd en verwerkt. Wij hebben ervoor gekozen om de storingen en klachten onder werktijd direct bij de Servicedesk van Alphaplan te laten binnenkomen. De storingen buiten kantoortijden komen bij een ander bedrijf binnen. Voor de gebruikers of voor de gemeente maakt dat geen verschil. Van belang is dat de klacht of storing, zeker bij calamiteiten, snel worden opgelost.

Download PDF: Stroomschema klachtenmelding door Alphaplan – voorbeeldproject gemeente Alphen aan den Rijn